Организация службы приема посетителей

Организация службы приема посетителей — один из важнейших факторов, влияющих на восприятие деятельности компании. Фактически это вешалка, с которой начинается театр, и первое впечатление, которое нельзя произвести второй раз. Специфика его зависит от общей концепции здания, направлений деятельности, расположенных в нем организаций и предприятий, пожеланий заказчика. При этом обязательными являются доброжелательное отношение, клиентоориентированность, готовность помочь, а при необходимости — погасить конфликт и найти компромисс.

ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ СЛУЖБЫ ПРИЕМА ПОСЕТИТЕЛЕЙ

Традиционный ресепшн выполняет следующие задачи:

встреча и информирование посетителей о расположении офисов, времени работы сотрудников и т. д., в ряде случаев — вызов соответствующего работника или предупреждение его о посетителе;
регистрация посетителей и выдача разовых пропусков;
прием входящей корреспонденции;
функционал колл-центра — прием звонков, их перенаправление;
взаимодействие с арендаторами помещений, решение вопросов, находящихся в компетенции, регистрация обращений, требующих дополнительных мер.

За исключением некоторых пунктов, аналогичные работы выполняет консьерж в жилых многоквартирных домах. Для ТРЦ в обязанности службы приема посетителей также может входить первичное консультирование, выдача информационных и рекламных материалов, объявления по громкой связи и т. д.

Также сотрудник, осуществляющий прием посетителей, может:

следить за порядком в зоне видимости;
напрямую взаимодействовать со службой безопасности, охраной, в том числе, с помощью кнопки экстренного вызова;
давать срочные поручения работникам клинингового сервиса для оперативной уборки;
оказывать услуги по вызову транспорта, организации отправки и приема грузов;
передавать счета, акты и другие бухгалтерские документы от собственника арендаторам;
фиксировать заявки на дополнительные услуги и передавать их руководителями или сотрудникам других подразделений;
регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию, передавать последнюю представителям почты и транспортных компаний;
осуществлять заказ и получение канцелярских товаров, гигиенических и санитарных средств и т. д.
сопровождать клиентов к руководителю, администрировать совещания и деловые встречи, если это не входит в функционал секретаря;
выполнять функции курьера.

Точный перечень задач службы приема посетителей обсуждается индивидуально. Компания «УК Горизонт+» уделяет большое внимание подготовке сотрудников этого направления, чтобы обеспечить своим клиентам максимально эффективный и комфортный сервис. Современный деловой этикет предполагает адаптацию своих норм в соответствии со спецификой деятельности: используется более или менее формальный язык для общения с посетителями, а также жестикуляция и предписания по сопровождению и предупреждению клиентов и работников организации. Эти нюансы также учитываются при подготовке сотрудников.

ПРЕИМУЩЕСТВА КОМПЛЕКСНОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ В «УК Горизонт+»

Мы стремимся сделать сотрудничество с нами удобным для владельцев зданий различного назначения и арендаторов помещений: офисных, торговых, складских, жилых. Работая напрямую без посредников и субподрядчиков, компания способна быстро решать возникающие задачи и обеспечивать максимум комфорта для своих клиентов. Это становится возможным благодаря современным технологиям, структурированным бизнес-процессам, тщательному подбору и обучению персонала.

Стоимость услуг рассчитывается индивидуально и зависит от характеристик объектов недвижимости и вашего запроса. Оформите заявку на сайте, чтобы уточнить условия сотрудничества.

Наши услуги

Мы подходим к обслуживанию объектов жилой недвижимости комплексно и предлагаем нашим клиентам:

проведение технической приемки и сопровождение ввода объекта в эксплуатацию

техническое обслуживание здания

организацию расчетов с населением за ЖКУ

благоустройство и озеленение придомовой территории

организацию службы консьержей

охрану и видеонаблюдение

клининг

услуги клиентского сервиса